HOME>アーカイブ>大切な書類はセキュリティーを完璧にして保管しよう

完璧に保管する方法

フォルダ

ビジネスでは紙に書かれた文書を利用することが多いため、たくさんの書類が溜まっている場合もあるでしょう。その文章の書かれた書類を完璧に保管したいと考えているのなら、完璧なセキュリティーを望まなければいけません。誰でも持ち出せる状態にしておいては、外部の者が侵入して盗まれてしまうという結果になりかねません。もしも、情報漏洩を絶対しないように保管したいなら、金庫を用意するかパソコンに保存する方法を選択しましょう。どちらの方法も、そのまま保管するとは比べものにならないくらいセキュリティーがアップしますので、安心していつまでも書類を残しておけるようになります。

金庫を使う場合は耐火性能に注意

金庫に書類を入れ、しっかりと鍵をかけたうえで保管してしまえば、盗まれるようなことはなくなるでしょう。しかし、火事があったときのことを考えるのなら、耐火性能が高い製品を購入しなければいけません。火事に遭って金庫は無事だったとしても、中の書類が燃えていたのでは文書は読めなくなってしまいます。現在ならば、火事にも耐えられる高性能の金庫が販売されているので、もしものときのことを考えて耐火性能があるものを購入しましょう。

パソコンに保存するならバックアップが大事

スキャナーを利用すれば、書類に書かれた文書を読み取ってパソコンの中に保存することが可能です。作成されたデータにきちんとパスワードを設定しておけば、それを知らない方は開くことができないため、セキュリティーは高いといえます。しかし、パソコンが壊れたときは取り出せなくなってしまうので、別途バックアップを用意しておきましょう。バックアップをとっておけば、片方が駄目になったときはもう片方から取り出せるので文書を失ってしまうことはありません。